Esta guía es para decidir si te interesa traer a alguien de fuera para implantar ERPNext, y qué deberías exigirle antes de firmar nada. Si ya lo tienes claro y lo que quieres es que te lo montemos nosotros, con precios y alcance, ve directo a implantación de ERPNext. Y si aún estás viendo si ERPNext encaja en tu empresa, empieza por la guía de ERPNext para pymes, que va de eso.
Primero: ¿de verdad necesitas un consultor?
ERPNext es open source y se puede instalar solo. Mucha gente lo hace y le funciona. Antes de gastarte un euro en consultoría, mírate estas tres preguntas con sinceridad:
- ¿Tienes a alguien dentro que pueda dedicarle horas de verdad? No "cuando pueda": horas reservadas. Una implantación que se hace a ratos se muere a los tres meses.
- ¿Tus procesos son estándar o tienes manías? Si facturas, compras y controlas stock como todo el mundo, ERPNext casi te vale de fábrica. Si tu forma de trabajar tiene particularidades que nadie más tiene, ahí es donde se necesita a alguien que sepa.
- ¿Qué pasa si el proyecto se retrasa seis meses? Si la respuesta es "nada grave", puedes probar por tu cuenta. Si la respuesta es "no puedo cerrar el año", no experimentes.
Si has respondido que sí a la primera y no a las otras dos, ahórratelo. Instálalo, trastea y vuelve aquí si te atascas.
Qué le tienes que exigir a un consultor de ERPNext
Que te enseñe el sistema funcionando, no diapositivas
Antes de firmar, pide ver ERPNext en marcha con un caso parecido al tuyo. No un vídeo comercial: una demo en vivo donde puedas pedir "enséñame cómo haría yo una factura rectificativa". Quien lo ha implantado de verdad te lo enseña en dos minutos. Quien no, cambia de tema.
Que sepa de tu negocio, no solo de ERPNext
La parte difícil de un ERP no es el software: es entender cómo trabajas para no obligarte a cambiar lo que ya te funciona. Si en la primera reunión te hablan de módulos y no te preguntan cómo entra un pedido en tu empresa, mala señal.
Que te diga qué NO vas a poder hacer
Todo ERP tiene límites. Un consultor honesto te los cuenta el primer día, aunque le cueste la venta. Si todo lo que preguntas tiene un "sí, sin problema", desconfía: los problemas aparecerán igual, pero ya con el dinero gastado.
Que la formación esté dentro, y por departamentos
El motivo número uno por el que un ERP se abandona no es técnico: es que la gente no sabe usarlo y vuelve al Excel. La formación de contabilidad no vale para almacén. Si la formación es "una sesión de dos horas para todos", no es formación.
Que te quede la llave de tu casa
Esto es lo que más se olvida y lo que más caro sale. Pregunta explícitamente: ¿dónde vive el servidor y a nombre de quién? ¿Tengo acceso de administrador? ¿El código a medida es mío? ¿Si mañana quiero irme con otro, me llevo todo? En un ERP open source la respuesta debería ser sí a todo. Si no lo es, te están vendiendo una jaula bonita.
Señales de que te vas a arrepentir
- Presupuesto cerrado sin haber visto tus procesos. Nadie puede presupuestar una implantación en una llamada de veinte minutos. O se está cubriendo de más, o va a haber sorpresas.
- Prometen tenerlo listo en dos semanas. Configurar ERPNext es rápido; que tu empresa lo use bien, no.
- Solo hablan de la implantación. El día que se va el consultor empieza lo interesante. Si no hay plan de soporte, no hay proyecto.
- No te dan referencias que puedas llamar. Logos en una web los pone cualquiera.
- Te cobran licencias de ERPNext. ERPNext no tiene licencias por usuario. Si te las cobran, no te fíes de nada más de lo que te digan.
Interno, freelance o empresa: qué te conviene
No hay una respuesta buena para todos. Va según lo que te juegues:
- Hacerlo tú tiene sentido si tienes perfil técnico dentro y el ERP no es crítico todavía. Sale barato en dinero y caro en tiempo.
- Un freelance encaja cuando el alcance es acotado y sabes explicar lo que quieres. El riesgo está en la continuidad: si desaparece, te quedas con un sistema que solo entendía él.
- Una empresa compensa cuando el ERP es el corazón del negocio y necesitas que haya alguien al otro lado dentro de tres años. Cuesta más y ese sobrecoste es, básicamente, seguro.
Las preguntas que deberías hacer en la primera reunión
- ¿Cuántas implantaciones de ERPNext habéis hecho, y de qué tamaño?
- ¿Qué parte de mi proceso creéis que ERPNext no cubre bien?
- ¿Quién va a estar en el proyecto, y va a ser la misma persona de principio a fin?
- ¿Qué pasa si a mitad descubrimos que hace falta desarrollo a medida?
- ¿Cómo se migra lo que ya tengo, y qué se queda por el camino?
- ¿Qué tengo que poner yo de mi parte, y cuántas horas al mes?
- ¿Cómo termina el proyecto? ¿Qué documentación me queda?
La respuesta a la última es la más reveladora. Si nadie ha pensado en cómo acaba, es que no ha acabado ninguno bien.
Y si quieres que lo hagamos nosotros
Llevamos años implantando ERPNext en empresas de toda España, somos consultores certificados, y todo lo de arriba nos lo puedes preguntar a nosotros igual que a cualquier otro. El alcance, los plazos y los precios están en nuestro servicio de implantación de ERPNext. Si prefieres empezar por una conversación, cuéntanos tu caso y te decimos con franqueza si te compensa o no: a veces la recomendación honesta es que todavía no.
Y si lo que te sobra no son procesos sino tareas repetitivas, igual lo tuyo no es un ERP entero sino automatizar lo que ya haces.
Equipo Codanter
Desarrollo web, IA y automatización